好一点小编带来了档案室需要的哪些常用设备及配置?,希望能对大家有所帮助,一起来看看吧!
档案库的建筑及技术参数:
1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放,还必须考虑一定的发展空间。
2、地面承重最大容量为1240公斤/平米,不得小于800公斤/平米,采用密集架时应不大于1200公斤/平米。
3、密集架每组分为六层搁板,每层搁板承重为80公斤,柜体自重为80公斤。
4、每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒子尺寸来计算。
5、一般档案室门高2m,宽1m,特殊档案室可加高,加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封,窗户建议采用防盗窗,门采用防火、防盗门。
6、给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室(库),消防栓不应设在档案室(库)内,应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。
7、空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。
8、馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖,防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实,其他墙身孔洞也应采取防护措施,底层地面应采用坚实地坪。
档案室是各机关(包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等)统一保存和管理本机关档案的内部机构,是整个机关的组成部分,是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。党、政、军等机关单位的档案室,又是机关的机要部门之一。从全国档案工作来说,档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
法律分析:1.档案用房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则,新建办公楼时,档案用房要纳入计划,提出档案用房的建筑要求。
2.档案用房要按照功能区分原则,力求达到功能合理,流程便捷。档案用房要实行“三分开”( 档案业务工作室、档案库房和阅档室分开)。为了便于安全管理,档案业务工作室、档案库房和阅档室应设在同一楼层。在档案库房面积应能容纳本机关形成的全部档案,并能容纳由本机关自行保管(不向档案馆移交)的全部档案。
3.档案库房以东或南朝向为宜,墙壁要具有隔热、防潮性能。在楼层安排上不用一楼、地下室和最高层。档案库房应集中布置,远离易燃、易爆场所,不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。
4.档案库房要符合档案防护的基本要求,即防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)。
5.档案库房净高不应低于2.40m。当有梁和通风管道时,其局部净高不应低于2.20m。为防止溢水流入库房,室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时,应采用坡道连通。
6.档案库房门窗既要便于通风,又要便于密闭,门应具备防火防盗功能,密封性能好,且宜采用金属防盗门,库房门与地面的缝隙不应大于5mm应为双层窗,开启窗应有密闭措施,设纱窗采用高窗时,墙的下部应增设通风口,通风口设金属网。档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。
7.档案库房地面应光洁、平整、耐磨,不易生尘,应有防潮措施。档案库房地面平均承重应为200公斤/平方米以上,采用密集架时承重应不低于在500公斤/平方米为宜。
8.档案库房墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久,具有隔热、防潮、防尘、防火功能。
9.档案库内严禁设置明火设施,库房的电源开关应设于库房外,并应设有防止漏电的安全保护设置,控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施应单独设置配电线路,并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防以外的给水点,给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。
法律依据:《中华人民共和国档案法》 第十九条 档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用;按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备,确保档案的安全;采用先进技术,实现档案管理的现代化。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制,加强档案安全风险管理,提高档案安全应急处置能力。
、库房
(1)档案库房、阅览室、办公室实行三分开,但位置不能相距太远; (2)档案库房面积要求满足单位档案管理需要,并有一定预留空间(20-30年); (3)档案库房要实现“三铁”:铁门、铁窗、铁柜(架); (4)档案库房要达到“八防”要求:防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物(虫、霉、鼠等)。 序号 设备名称 推荐使用 使用范围 说 明 1 直列式档案密集架 据实际选用 库房 防火、防尘。 2 空调 据实际选用 库房、办公、阅览 防潮、防高温、防有害气体。 3 抽湿机、排气扇 据实际选用 库房 防潮。 4 双层 窗帘 内层:普通窗帘布 据实际选用 库房、办公、阅览 防光、防高温。 外层:防紫外线窗帘布 5 铁门、铁窗 据实际选用 库房、办公、阅览 防火、防盗、防有害生物(鼠等)。 6 七氟丙烷气体灭火 两种同时选用 库房 防火,库房内不能使用水剂灭火器。 干粉灭火器 办公、阅览、其它 防火,库房内不能使用水剂灭火器,公共场所用消防栓水喷淋灭火系统。 7 温湿 度计 双金属片式温湿度计 两种之一 库房 最好不要使用毛发温湿度计,因为不太准确,且使用年限短。 干湿球温湿度计 8 防 虫 药 天然芳香中草药 防霉驱杀虫药 四种交替 轮流使用 库房 多种交替轮流使用,防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。 抗霉杀虫片 天然防蛀剂 中药防蛀防霉剂 9 计算机及适用的档案管理软件 据实际选用 办公 10 移动硬盘(80G以上) 据实际选用 办公 用于备份档案数据(目录条目、电子文件)。 11 复印机 办公 可与办公室合用,不须单独配置。 12 照相机 据实际选用 办公 可与办公室合用,不须单独配置。 13 自动号码机 长城42型 办公 打页码、件号用 14 8 位号码印 据实际选用 办公 填盖档案盒背脊年度、备考表日期用 15 黑色印油、红色印油及印台 据实际选用 办公 16 平边切刀 据实际选用 办公 用于裁切纸边、取齐页边、裁剪标签等。 17 自动 手钻 电动手钻 据实际选用 办公 用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等的打孔。日立牌比较静音且质量好。 钻咀(3.5㎜、4㎜) 18 多用插座拖把(3M) 据实际选用 办公 用于电钻使用时电线不够长时使用。 19 大铁夹 据实际选用 办公 用于装订时夹牢固定纸张。 20 白色棉线(股扎或线球) 及穿针 据实际选用 办公 用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等。用棉质,不用尼龙。 21 木砧板(直径约30㎝) 据实际选用 用于电钻钻孔时作垫板。 22 装订机 订书机 普通 据实际选用 办公 厚层 23 不锈钢 订书钉 6 ㎜ 云南乐春天牌或其它 办公 用于装订的档案、档案目录、汇编等。归档文件必须用不锈钢订书钉。 13 ㎜ 17 ㎜ 24 起钉机 据实际选用 办公 25 美工刀(界纸刀)及刀片 据实际选用 办公 26 直尺 据实际选用 办公 27 剪刀 据实际选用 办公 28 胶水 据实际选用 办公 29 双面胶(1-4㎝) 据实际选用 办公 贴标签等用。 30 透明胶 据实际选用 办公 贴标签等用。 31 档号章(1套) 据实际选用 办公 档号章包括(文书档号章、文书归档改革档号章、科技档号章、会计档号章、保管期限章、英文字母粒、*数字粒、汉字粒<○-九>)、碳素(或黑色)印台、红色朱砂印台等。 32 档案目录柜(全玻璃移门柜850W×420D×1880H)㎜ 据实际选用 办公、阅览 亚光静电喷塑,乳白色,全玻璃搪门,内分五层,每层放A4均可。用于存放档案目录、文件汇编、编研材料、全宗卷、图书资料等。 33 办公台及椅子 据实际选用 办公、阅览 档案员档案办公及借阅时阅览用。 34 电脑台及椅子 据实际选用 办公 档案员档案办公用。 35 打印机 HP 激光打印机A4 办公 档案员档案办公、打印档案目录等用。 36 档案整理工作台及椅子 (约2.4M×1.2M) 据实际选用 办公、阅览 档案员整理档案用。 37 储物柜 据实际选用 办公、阅览 用于存放档案室档案借阅登记簿、温湿度记录簿、档号章、棉线、装订机、订书钉、印台、自动号码机、印油、自动手钻、钻咀、多用插座拖把、穿针、木砧板、起钉机、美工刀及刀片、直尺、剪刀、胶水、双面胶、透明胶及其它小件档案用品。序号 设备名称 推荐使用 使用范围 说 明
1 直列式档案密集架 据实际选用 库房 防火、防尘。
2 空调 据实际选用 库房、办公、阅览 防潮、防高温、防有害气体。
3 抽湿机、排气扇 据实际选用 库房 防潮。
4 双层
窗帘 内层:普通窗帘布 据实际选用 库房、办公、阅览 防光、防高温。
外层:防紫外线窗帘布
5 铁门、铁窗 据实际选用 库房、办公、阅览 防火、防盗、防有害生物(鼠等)。
6 七氟丙烷气体灭火 两种同时选用 库房 防火,库房内不能使用水剂灭火器。
干粉灭火器 办公、阅览、其它 防火,库房内不能使用水剂灭火器,公共场所用消防栓水喷淋灭火系统。
7 温湿
度计 双金属片式温湿度计 两种之一 库房 最好不要使用毛发温湿度计,因为不太准确,且使用年限短。
干湿球温湿度计
8
防
虫
药 天然芳香中草药
防霉驱杀虫药 四种交替
轮流使用 库房 多种交替轮流使用,防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。
抗霉杀虫片
天然防蛀剂
中药防蛀防霉剂
9 计算机及适用的档案管理软件 据实际选用 办公
10 移动硬盘(80G以上) 据实际选用 办公 用于备份档案数据(目录条目、电子文件)。
11 复印机 办公 可与办公室合用,不须单独配置。
12 照相机 据实际选用 办公 可与办公室合用,不须单独配置。
13 自动号码机 长城42型 办公 打页码、件号用
14 8 位号码印 据实际选用 办公 填盖档案盒背脊年度、备考表日期用
15 黑色印油、红色印油及印台 据实际选用 办公
16
平边切刀 据实际选用
办公 用于裁切纸边、取齐页边、裁剪标签等。
17 自动
手钻 电动手钻 据实际选用 办公 用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等的打孔。日立牌比较静音且质量好。
钻咀(3.5㎜、4㎜)
18 多用插座拖把(3M) 据实际选用 办公 用于电钻使用时电线不够长时使用。
19 大铁夹 据实际选用 办公 用于装订时夹牢固定纸张。
20 白色棉线(股扎或线球)
及穿针 据实际选用 办公 用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等。用棉质,不用尼龙。
21 木砧板(直径约30㎝) 据实际选用 用于电钻钻孔时作垫板。
22 装订机
订书机 普通 据实际选用 办公
厚层
23
不锈钢
订书钉 6 ㎜ 云南乐春天牌或其它 办公 用于装订的档案、档案目录、汇编等。归档文件必须用不锈钢订书钉。
13 ㎜
17 ㎜
24 起钉机 据实际选用 办公
25 美工刀(界纸刀)及刀片 据实际选用 办公
26 直尺 据实际选用 办公
27 剪刀 据实际选用 办公
28 胶水 据实际选用 办公
29 双面胶(1-4㎝) 据实际选用 办公 贴标签等用。
30 透明胶 据实际选用 办公 贴标签等用。
31
档号章(1套)
据实际选用
办公 档号章包括(文书档号章、文书归档改革档号章、科技档号章、会计档号章、保管期限章、英文字母粒、*数字粒、汉字粒<○-九>)、碳素(或黑色)印台、红色朱砂印台等。
32
档案目录柜(全玻璃移门柜850W×420D×1880H)㎜ 据实际选用 办公、阅览 亚光静电喷塑,乳白色,全玻璃搪门,内分五层,每层放A4均可。用于存放档案目录、文件汇编、编研材料、全宗卷、图书资料等。
33 办公台及椅子 据实际选用 办公、阅览 档案员档案办公及借阅时阅览用。
34 电脑台及椅子 据实际选用 办公 档案员档案办公用。
35 打印机 HP 激光打印机A4 办公 档案员档案办公、打印档案目录等用。
36 档案整理工作台及椅子
(约2.4M×1.2M) 据实际选用 办公、阅览 档案员整理档案用。
37
储物柜
据实际选用
办公、阅览 用于存放档案室档案借阅登记簿、温湿度记录簿、档号章、棉线、装订机、订书钉、印台、自动号码机、印油、自动手钻、钻咀、多用插座拖把、穿针、木砧板、起钉机、美工刀及刀片、直尺、剪刀、胶水、双面胶、透明胶及其它小件档案用品。
档案室制度有:
1、室(库)内必须配备灭火器、消防栓,始终保持完好率达到100%。严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆物品及杂物,严禁明火,严禁非管理人员入内。确因工作需要进入时,要经领导批准,并由本室(库)管理人员陪同。门要加固防盗门。进出室(库)随时关灯、锁门,
2、进档案室(库)内查阅资料,查阅者不得大声喧哗。要爱护档案,不得撕页、涂改,沾口水翻页,一旦发现由查阅者负全部责任。
3、未经批准,任何人不准将档案带出档案室(库),更不准私自摘抄、外传,严格遵守保密制度。
4、档案工作人员对所保管的档案,要定期检查,做出记录,不得擅自转移、分散和销毁档案,发现破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制。
5、查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》,经主管领导审批后,由人资行政部统一办理,其它任何部门无权查阅员工原始档案。
6、 员工存档卡由人资行政部负责统一保管,员工离职办理完毕各种手续后,退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。
7、非本企业人员查阅原始档案,原则上不予办理,*职能部门如查阅员工原始人事的档案,按原始人事档案查阅审批程序,人资行政部协调办理。
8、员工在本企业工作期间,如有些情况需存入其原始人事档案中,需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》,经主管领导审批后,由人资行政部办理。
9、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现霉烂、褪变、破损或帐物不符时,必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案者,按档案法规严肃处理。
10、重点建设项目和重点工程,在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。
11、凡归档的文件材料,均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物;如有破损者,应按裱糊技术要求托裱;如有字迹扩散褪变者,应复制,复制件与原件一并归档。
12、因单位、家庭、个人工作、生活需要的,都可借阅已开放档案,但原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批,方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。
13、查找利用档案者,一律凭单位介绍信、个人身份证或其他有效证件,办理登记手续后,方可查阅。
14、查阅档案者,要爱护档案,严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管,不得转借、遗失。不准将档案材料带回家或放在不安全的地方,更不准将档案保密内容外泄。
15、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案,必须按规定时间办理移交手续,并妥善保管交接凭证,还应在检索工具上注明。
16、档案工作人员调离工作后,必须办完移交手续后,方可离岗办理调离手续。
以上就是好一点整理的档案室需要的哪些常用设备及配置?相关内容,想要了解更多信息,敬请查阅好一点。
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